事例15

【概要】

クリニックでも在庫管理が必要です。
医薬品、衛生用品の在庫管理は、確保しておくことも大事ですし、その取り扱いにも十分注意が 必要となります。ただ使用できる品物を切らさなければいいというものではありません。この在庫管理によって、クリニックの経営状況が分かります。

在庫管理することで、こんなメリットを生み出します。
１．医薬品・衛生用品が把握できる 医薬品・衛生用品ともに、使用しているものが大きく変更されることはほとんどありませんが、取り 扱っているものを全て把握しているかといえば、そうともいえません。 「必要かも？」と仕入れてそのまま使用期限が来たということもあります。 在庫管理はただ数を把握するだけでなく、名称を覚え、用途を知っておくためにも役に立ちます。
２．在庫のコントロールができる 診療科、治療方法によって取り扱う物は違います。 例えば、内科で大腸カメラの検査を行うクリニックなら、検査前の投与薬、検査時の麻酔、止血 剤、検査時に着用する使い捨ての検査着など、カメラ検査に必要となる医薬品と衛生用品の 在庫は多くなります。 逆に、大腸カメラの検査をしない内科では、検査に関する品物は不要となるので在庫として持つ 必要がありません。 医薬品の中では、使用頻度の高いもの、低いものがあります。 つまり、在庫を均一に持つ必要はありません。使用頻度が高ければ在庫を増やし、低いと分かれ ば在庫を増やさないように、きちんと使いきれるように管理していきます。 こうしたコントロールができるのも、普段から在庫管理をしているからです。
３．整理整頓がされる そもそも医薬品と衛生用品は管理が難しいです。気温など保管方法が特殊なケースもありますし、 扱える職種も問われます。 そのため、クリニックの在庫管理は多くの場合、看護師が担当しています。日々の看護業務の中 で、在庫管理は看護師にとって大きな負担となっています。

正しく在庫の数を知っておくこと、確認するためには、保管室にて整理整頓されていることが必要です。汚れやホコリもなくなります。院内だけでなく、保管室も綺麗に保つことができます。 在庫管理をきちんと行うためには、職場の環境や考え方を知っておく必要があります。 ただ業務の一つだからといって、いい加減な気持ちがされていたら、クリニックの経営を伸ばしていくこと は難しいです。

スタッフへの指導
実際に在庫管理するのは、看護師がほとんどです。そのため、事務スタッフの中には、取り扱いを知ら ずに、放置している可能性もあります。 「知らなかった」という一言で高額な医薬品を無駄にしていたら、クリニックの経営はうまくいきません。 在庫管理の担当者だけでなく、全スタッフに対して取り扱い方法を指導しておくことで、ミスを減らす ことができます。まずは、このような基礎的な部分を徹底的に習得してもらいましょう。
事例15. クリニック経営における在庫管理を考える

在庫管理では、定期的に「棚卸し」と呼ばれる作業を行い在庫を把握します。
工場のような大規な施設では、全従業員が1日かけて実施することもあります。
しかし、クリニックの場合は取扱者が限られるので、できるスタッフで定期的に行う方が効率的です。 『在庫管理からクリニックの利益を考えるために、一番大事なことは「帳簿と実際の数が合うこと』です。
一つでも合わない場合は、その原因を考え、明確にしてください。
クリニックの利益は、売上高から売上原価を引くことで計上できます。医療材料の場合、診療報酬 の点数に含まれてしまうので、通常の計算とは誤差が出るかもしれません。 それでも、売上にあった使用頻度、在庫数でクリニック経営ができているかが分かります。 棚卸しの時期に焦らないように、日頃の管理が大切です。 ここでは上手な在庫管理のポイントをご紹介します。
まずは、ルールを作ります。
ただ入れて出してという作業をしていると在庫が合わない確率は高くなっていきます。
１．仕入れ時の管理 品物を発注して納品されたら、伝票と品物の検品を行なってください。ここで違った場合、合わな い時の原因を追求することは難しいです。 そして、帳簿に入荷の内容を入力してください。 さらには、使用期限が近いものから使えるように収納にも工夫をしておきたいです。
２．保管はそれぞれに決められた方法で 保管については品物によって違う場合は、それぞれの場所へ保管をしてください。温度管理が 必要な物は、早めに作業を終えて収納するようにしてください。 常温でいいものは、それぞれの所定の位置に収納してください。 この時に注意したいのは、名称や単位数の違いに注意してください。医療ミスの原因になります。 また、ラベルに変更があった場合も医師とスタッフに報告してください。現場での戸惑いは、患者 さんを不安にさせます。
３．使用したら帳簿に入力する 使用時は帳簿への入力を忘れないでください。管理にうるさい医薬品は数が合わないと大問題に なります。 また、発注時に帳簿の数を参考にしている場合には、実際の数と違うので在庫を多く抱えてしまう 原因にもなります。使用したら速やかに入力してもらうように徹底しましょう。